Festival-Abläufe für Musiker – von der Anfrage bis zum Auftritt

Booking, Gage, Festivalbändchen und Co. – das gibt es rund um euren Gig zu beachten

Die Definition eines Festivals ist laut Duden ziemlich nüchtern eine „[mehrere Tage dauernde] kulturelle Großveranstaltung, Festspiele“. Dabei wohnt Musik-Festivals eine ganz eigene Magie inne: die Anreise und das Campieren mit Freunden (mit allem, was dazu gehört), ganz viel Livemusik aufsaugen und sich vom Festival-Spirit treiben lassen. Damit die Besucher diese Events genießen können und alles reibungslos läuft, haben Veranstalter im Vorfeld alle Hände voll mit der Festival-Organisation zu tun. Doch wie sieht es auf der Künstlerseite aus? Einen Festival-Slot spielen ist die eine Sache. Aber wie sind die Abläufe von der Anfrage bis zur Abreise? Und woran sollte eine Band alles denken? Weil nach der Festival-Saison vor der Festival-Saison ist, haben wir mit Sänger Jesse Garon von Sloppy Joe’s gesprochen. Erfahrt jetzt, worauf ihr achten solltet und welche Tipps für euren eigenen Gig hilfreich sind.

Euer Timetable für diesen Artikel:

Von der Anfrage bis zum Booking – 3 Möglichkeiten, wie ihr auf euch aufmerksam macht

Fangen wir mal ganz vorne an. Musiker müssten ja erst mal überhaupt irgendwie für ein Festival in Betracht kommen. Wie klappt das?

 
Jesse Garon, Sloppy Joe´s

„Im Idealfall fragt uns der Veranstalter direkt für sein Festival an. Entweder weil er bereits unsere Kanäle (Website, Social Media) und Musik gescannt hat und überzeugt ist. Oder weil wir ihm empfohlen wurden.

Wenn das Interesse seitens des Veranstalters besteht, ist das ein großer Vorteil: Dann müssen wir keine Überzeugungsarbeit (mehr) leisten. Zudem haben wir eine gute Verhandlungsposition für unsere Gage.“

Dass Veranstalter von selbst auf Bands zukommen, ist aber eher die Ausnahme. Deshalb ist es für Bands extrem wichtig, dass ihr euch selbst ums Booking kümmert.

... und meldet euch bei ihnen. Am besten immer gleich passend zum musikalischen Genre des Festivals. Als Schlager-Act werdet ihr keine Chancen auf einer Rap-Veranstaltung haben. Das gilt übrigens auch, wenn ihr eure eigene Musik ins Radio bringen wollt. Versucht es nicht direkt bei den ganz großen Events. Die bekommen Tausende von Anfragen, sodass die Aussicht auf Erfolg gering ist. Eine bessere Chance habt ihr, wenn ihr an Festivals herantretet, die beispielsweise Musikvereine organisieren. Oder bei Stadtfesten. Diese Festivals vergeben Slots einfacher, weil sie bei ihrer Planung freier sind.

... Sie übernimmt für euch die Anfragen bei den Veranstaltern und versucht für euch Auftritte an Land zu ziehen. Versorgt die Booking-Agentur mit möglichst vielen Infos. Denn für die Veranstalter soll ersichtlich sein, was sie mit und von euch erwarten können. Neben eurem Sound zählt vor allem:

  • wie euer audiovisueller Eindruck ist
  • wie eure Bandhistorie (Auftritte, FestivalReferenzen) aussieht
  • wie eure digitale Reichweite (Social Media) ist
  • ob ihr schon eine Fanbase (Streams) bei Spotify habt

Und dann vereinbart ihr mit der Booking-Agentur, zu welchen Konditionen ihr auftretet. Arbeitet nach Möglichkeit mit Booking-Agenturen zusammen, die keinen monatlichen Betrag für ihre Arbeit verlangen. Im Zweifel können sie euch nirgendwo buchen und ihr habt hohe laufende Kosten. Vereinbart lieber einen Prozentsatz, den die Agentur bei Booking-Erfolg von eurer Gage bekommt.

... rührt durch Musik Promotion die Werbetrommel für euch, damit Veranstalter auf euch aufmerksam werden.

Faires Booking durch eine Agentur oder eine Person, die euch (wirklich) versteht und nicht abzockt

Bleiben wir kurz in der Welt des Bookings. Damit ihr eine grobe Orientierung habt, wie eine Zusammenarbeit gut laufen kann.

 
Jesse Garon, Sloppy Joe´s

„Wir haben es immer so gemacht, dass wir mit der Agentur einen bestimmten Betrag X als Mindestgage für einen Festival-Slot festgelegt haben. Und dass 20 % dieser Gage die Agentur für ihre Arbeit bekommt. Wichtig: Falls ihr hört, dass ihr auf einem Promo-Festival spielen sollt, dann hakt nach: Inwiefern bringt euch der Auftritt weiter, für den ihr keine Gage, dafür aber Werbung bekommt? Lohnt sich der Aufwand, wenn für euch zusätzlich Reise- und Übernachtungskosten anfallen?
Ich finde es immer wichtig, mit einer Agentur einen offenen Dialog zu haben. Und sie zu bitten, bevor sie final so was eintüten, vorher noch mal Rücksprache zu halten.
Vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden und dann ein schlechtes Gefühl dabei zu haben, das ist nicht in Ordnung.“

Let’s face it: Eine Agentur hat nicht automatisch den Fuß in der Festival-Tür. Auch sie geht los und fragt Veranstalter an. Und wie ihr euch denken könnt, sind Kontakte und persönliche Beziehungen von Vorteil.

 
Jesse Garon, Sloppy Joe´s

„Wir haben festgestellt, dass das Wichtigste nicht unbedingt eine Agentur sein muss, sondern eine Person zu haben: eine Person, die versteht, was du als Band machst. Eine Person, die aktiv in die Musik reinhört und sich wie ein Bandmitglied fühlt. Und die einen dann entsprechend auch mit Herzblut repräsentiert und Türen öffnen will.“

Von Bandlogo bis Technical Rider – macht es dem Veranstalter so einfach wie möglich

Gehen wir davon aus, ihr habt die Zusage für ein Festival auf dem Tisch. Wie geht es danach weiter? Sloppy Joe’s schicken dem Veranstalter einen Google-Drive-Link mit allen Infos. Das spart dem Veranstalter eine Menge Zeit.

Diese Infos sind wichtig:

  • eure Presseinformationen

  • eure Fotos

  • euer Bandlogo – auch freigestellt (für Plakate)

  • euer Tech Rider

  • euer Licht Rider, wenn vorhanden und ihr im Dunkeln spielt. Da steht drin, wie die Beleuchtung zu eurem Set passen soll.

Von der Anreise bis zum Einlass – was nehmt ihr mit und wie kommt ihr aufs Gelände?

Vielleicht habt ihr einen Bandbus, den ihr bis unters Dach für euren Gig vollladet. Falls ihr auf einen Leihwagen zurückgreift, checkt beim Veranstalter, ob ihr euch mit einer anderen Band das Schlagzeug teilen könnt.

In den meisten Fällen gibt es einen separaten Einlass für Bands und Artists. Dort meldet ihr euch an und bekommt vom Veranstalter-Team die nötigen Bändchen oder Pässe. Ebenso zeigen sie euch, wo ihr parken könnt.

Stagehands gehen euch beim Ausladen und auch später beim Change-over auf der Bühne zur Hand

Völlig lost mit eurem Equipment auf dem Festivalgelände? Stagehands sind Helfer vor Ort, die euch unter die Arme greifen. Sie zeigen euch auch, wo eure Sachen bis zur Show unterkommen.        

 
Jesse Garon, Sloppy Joe´s

„Auf einem Festival ist es immer eine Herausforderung damit umzugehen, dass so viele Bands vor Ort sind, die auch ihr eigenes Equipment mitgebracht haben. Stagehands ordnen das logistisch so, dass sie es dem jeweiligen Act zuordnen können. Das ist wichtig, wenn es vor den Auftritten hektisch zugeht oder wenn es bereits dunkel ist. Uns wird beispielsweise ein Zelt mit einzelnen Paletten zugewiesen, wo wir unser Equipment hinstellen können. Das hat auch den Vorteil, dass es gleich überdacht und vor Regen geschützt ist.“

Stagehands sind auch die Leute, die euch während der Umbaupausen helfen. Meist bauen sie ein Schlagzeug bereits hinter der Bühne auf einem Roll- oder Drumriser auf. Das können sie dann beim Change-over ganz einfach auf die Bühne und das vorher benutzte Schlagzeug wieder von der Bühne runter rollen. So gehen die Umbauphasen schneller.

Wenn ihr etwas versierter seid, könnt ihr auch eigene Roadies (befreundete Gitarristen/Schlagzeuger) mitnehmen: Dann kümmert sich von denen jemand speziell nur um euer Gitarren-Set-up oder um euer Schlagzeug.

Absprachen und der Austausch mit Veranstalter, Technikern und Publikum ist wichtig

Nicht nur im Tonstudio bringt euch die Kommunikation mit Tontechnikern weiter. Auch wenn ihr einen Festival-Slot spielt – besprecht euch mit der Crew. Und lasst am besten das Publikum wissen, wenn es irgendwo hakt. Macht transparent und verständlich, wenn gerade etwas nicht so läuft wie gedacht. Denn das Publikum kennt im Zweifel die Abläufe nicht und ihr könnt um Verständnis bitten.

 
Jesse Garon, Sloppy Joe´s

„Wir haben mal auf einem Festival gespielt, für das zwei Bühnen geplant waren. Wir kamen mittags dort an und der Veranstalter sagte, dass es doch nur eine Bühne für alle geplanten Bands gebe. Alle sollten nur Line-Checks machen. Mit der Begründung, dass wir doch Profis seien, hat uns der Veranstalter einfach stehen lassen.
Dann hat direkt vor uns eine Band gespielt, die ihren eigenen Mischer dabei hatte. Dieser hat am FOH (Front Of House) tatsächlich alles resettet: Also das gesamte Mischpult zurückgesetzt. Und der Techniker, der uns danach mischen sollte, musste komplett bei null anfangen. Deshalb hat unser Line-Check um die 90 Minuten gedauert. Das Publikum ist dann ungeduldig geworden und hat schon angefangen zu pöbeln. Das ist ja oft so, dass ein Publikum den Sound oft an der Band fest macht – die im Zweifel nichts dafür kann. Als Band versuchst du dann, trotz der Umstände dein Bestes zu geben. Auch wenn du weißt, dass du vielleicht erst nach Mitternacht spielst und die Rückfahrt extrem spät ist. Oder du auf dem Festival gleich hättest übernachten können.“

Auch, wenn nicht immer alles reibungslos verläuft – der Bandalltag lebt einfach auch von der Aufregung. Wir hoffen, dass dieser Blick hinter die Kulissen für euch hilfreich war. Vor allem aber, dass ihr aus euren Festival-Auftritten die besten Festspiele macht. Und die nüchterne Definition des Duden eines Besseren belehrt.

Sloppy Joe’s live auf dem Ackerbrand Festival 2022

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