Der Gastspielvertrag

Wann ihr ihn braucht und was drinsteht

Live spielen ist das Beste, oder? Mit der eigenen Band unterwegs sein, eigene Songs spielen, die Bühne zum Ritual der eigenen Kreativität machen und Follower gewinnen – ein Traum für viele Künstler. Während der Pandemie waren Konzerte per Livestream die einzige Live-Möglichkeit, aber mit ordentlich Motivation im Gepäck geht’s danach endlich wieder los. Aber wie? Reichen mündliche Absprachen mit Veranstaltern bei Clubkonzerten oder regelt ihr gewisse Dinge besser in Gastspielverträgen? Und wenn ja – welche? Antworten darauf findet ihr in diesem Artikel. 

Das erwartet euch hier:

 

Mit einem Gastspielvertrag sichert ihr euch ab

Ihr seid eine Band, du bist ein Singer-Songwriter, ein Rapper oder DJ. Ihr kennt das einzigartige Gefühl auf der Bühne. Oder aber ihr werdet gerade erst zu einer Band und habt eure ersten Auftritte noch vor euch. In beiden Fällen geht es euch aber bestimmt um eins: eure Musik. Eure Leidenschaft, die ihr mit Live-Auftritten ausleben wollt. Warum also nicht einfach die vielen Kontakte aus der Szene nutzen, schnell mit Veranstaltern ins Gespräch kommen und mündliche Absprachen treffen? Sich nicht zu viel mit Formalitäten aufhalten, sondern einfach machen – wird schon irgendwie klappen. Ok. Und wenn nicht? Was passiert, wenn euer Konzert plötzlich ausfallen muss, weil es innerhalb der Band oder beim Veranstalter Probleme gibt? Oder wenn kaum Leute kommen, weil zu wenig Werbung gemacht wurde? Kurz: Wenn irgendwas an der Konzertorganisation nicht so läuft, wie geplant?

Mit einem unterschriebenen Gastspielvertrag schafft ihr euch einen Rahmen – und den Veranstaltern auch.

Also: Was ist ein Gastspielvertrag und warum ist er wichtig ?

Mit einem Gastspielvertrag (auch Künstler-, Konzert- oder Engagementvertrag genannt) trefft ihr Vereinbarungen mit Veranstaltern. Das ist eine gute und wichtige Sache, auch für Musiker, die noch nicht mit großen Gagen hantieren oder Übernachtungsplätze im Hotel verlangen können. Am besten macht ihr den Gastspielvertrag schriftlich. So was klappt mit kleinen Locations aber nicht immer rechtzeitig. Schriftliche Verträge sind zwar am besten – zur Not könnt ihr aber auch Telefongespräche mit Veranstaltern protokollieren und euch diese unterschreiben lassen. Wichtig ist, dass ihr etwas in der Hand habt, womit ihr bei Streitfragen Dinge nachweisen könnt. Mit mündlichen Absprachen kommt ihr leider nicht weit, im Zweifelsfall steht dort Aussage gegen Aussage.

Ganz klar: Veranstalter und Bands – beide Seiten. Wer sich die Mühe macht, einen Vertrag einmal sorgfältig durchzugehen, weiß anschließend besser über die Zuständigkeiten Bescheid. Es gibt weniger Unklarheiten – der Vertrag gibt beiden Parteien und damit auch der Veranstaltung selbst einen Rahmen. Für euch kann das mehr Zeit fürs Wesentliche bedeuten: mehr Zeit für eure Musik. Oft wird der Gastspielvertrag im Underground als formalistisch und altbacken abgetan. Es ist daher wichtig, dass ihr auch dem Veranstalter klarmacht, dass er im Zweifel vom Vertrag profitiert. Seid ruhig selbstbewusst und zeigt, dass ihr professionell arbeiten wollt.

Das könnt ihr per Gastspielvertrag regeln – in 10 Punkten

Gastspielverträge sind an keine Form gebunden. Ihr könnt euren Bedarf sehr individuell zum Ausdruck bringen und Zuständigkeiten benennen. Wir geben euch an dieser Stelle einen Überblick in 10 Punkten, an denen ihr euch orientieren könnt.

 

1. Festlegen der Vertragspartner
Ja, das klingt sehr formell. Trotzdem: Ein Gastspielvertrag sollte damit beginnen, die Vertragspartner festzulegen. Bestenfalls wird nicht nur eure Band und der jeweilige Veranstalter als Firma genannt, sondern je ein tatsächlicher Ansprechpartner notiert. Also: Wen ruft der Veranstalter für Infos an?
 

2. Angaben zur Veranstaltung
Im nächsten Schritt vereinbart ihr Ort und Zeit für euren Auftritt. Fragt nach einem Ansprechpartner vor Ort und nehmt ihn mit auf. So wisst ihr direkt, an wen ihr euch wenden könnt. Legt fest, wann ihr anreisen könnt, wann ihr ausladen könnt und wann jemand vor Ort erreichbar ist.
 

3. Auftritt und Darbietung
Hier skizziert ihr euren Auftritt. Ihr legt die Länge der Spielzeit fest (Mindest- und Höchstspielzeit) und notiert eventuelle Pausen. Teilweise wird hier der Form halber noch ein Satz niedergeschrieben, wie etwa:
„Die Art und Form des Gastspiels, die Darbietung und die künstlerische Ausgestaltung liegen ausschließlich bei der Band. Diese wird sich bemühen, den Ansprüchen des Veranstalters und dem anwesenden Publikum zu entsprechen.“ So kann niemand nach der Show mit Ansprüchen an euch herantreten oder die Gage verweigern, weil er mit der Performance schlichtweg unzufrieden war.

4. Aufbau, Soundcheck und Garderobe
Jetzt wird es konkreter: Mit diesem Punkt verdeutlicht ihr zunächst, dass sich der Veranstalter an eure technischen Voraussetzungen anpassen muss. In der Praxis bedeutet das, dass ihr ihm mit eurem „Technical Rider“ zeigt, welches Equipment ihr aufbauen werdet (und müsst) und welche Anschlüsse ihr dafür unbedingt benötigt. Außerdem legt ihr Zeiten für den Aufbau und für den Soundcheck fest. Das muss kein Stundenplan sein. Schreibt einfach rein, dass ihr einen Soundcheck (und nicht nur einen Linecheck!) braucht.

Was die (am besten abschließbare) Garderobe betrifft: Hier sollte der Gastspielvertrag einige Dinge zur Haftung regeln. Zum Beispiel, ob der Veranstalter für in Abwesenheit der Band entstandene Schäden am Equipment haftet und ob er diesbezüglich eine Versicherung nennen kann. Diese könnt ihr gleich hier notieren.

5. Licht- und Soundtechnik
Um Verwirrung zu vermeiden, solltet ihr festlegen, wer die PA-Anlage, die Lichtanlage und das Personal zur Bedienung stellt. Für euren Live-Auftritt ist das natürlich super wichtig. Ihr könnt hier auch regeln, dass ihr unbedingt einen eigenen Mischer mit eigenem Mischpult mitbringen wollt.

Mehr erfahren über guten Live-Sound?

6. Verpflegung
In einem unserer Artikel lest ihr, wie sich die Live-Szene aktuell verändert. Dort reißen wir an, dass sich nicht alle Clubs um Catering & Co. kümmern können, weil die finanziellen Mittel knapp sind. Legt in eurem Gastspielvertrag gemeinsam mit dem Veranstalter fest, inwieweit die Bandmitglieder in der Location verpflegt werden. Ob es nur Getränke oder auch Speisen gibt und wie viele Personen dies betrifft. Bekommen auch euer Mischer oder Anhängsel der Band freie Getränke?
 

7. Vergütung
Spätestens hier wird es besonders interessant. Was die Vergütung betrifft, unterscheidet man hauptsächlich zwischen zwei Modellen: „Doordeal“ oder Festgage. Für kleinere Künstler oder Bands ist es oft schwierig, vielversprechende Festgagen auszumachen. Also bleibt ihnen wenig anderes übrig, als sich mit dem Doordeal zufriedenzugeben. Die Aufteilung geht meistens ungefähr so: 70 % für die Band, 30 % für den Veranstalter – wobei diese Zahlen natürlich stark variieren können. Ihr könnt hier festlegen, dass ihr zum Beispiel einen höheren Prozentsatz bekommt, wenn ihr vorher Flyer verteiltausteilt, Plakate klebt oder anderweitig Promotion macht.
Wir raten dazu, die Art der Zahlung (bar oder Überweisung) festzulegen und zu erfassen, ob darin Spesen (wie zum Beispiel Fahrtkosten) enthalten sind.
 

8. GEMA und Genehmigungen
Bei Konzerten fallen GEMA-Gebühren an – nichts Neues. Legt also fest, wer die Abgaben für die GEMA und für die Künstlersozialkasse trägt, aber lasst euch nichts aufquatschen. In der Regel meldet der Veranstalter das Konzert an und entrichtet auch den prozentual festgelegten Anteil an die Künstlersozialkasse. Manche Verträge haben sogar ein eigenes Feld, in das der Veranstalter seine KSK-Meldenummer eintragen muss.
 

9. Werbung
Ohne Werbung kein Publikum. Da beide Parteien auf Zuschauer angewiesen sind, sollten auch beide bemüht sein, für die Veranstaltung zu werben. In der Praxis liefert die Band dem Veranstalter Pressematerial, das dieser dann vervielfältigt und verbreitet. Hier kann aber auch geregelt sein, dass auf Social Media von einer oder beiden Parteien ein Mindestmaß an Promo gemacht wird. Beachtet: Bei einem Doordeal hängt eure Bezahlung maßgeblich davon ab, wie viele Zuschauer da sind. Möglich ist auch eine Kombi: eine kleine Festgage als Fundament und ein Doordeal obendrauf.
 

10. Leistungshindernisse
Ein ganz wichtiger Punkt in einem Gastspielvertrag: Was passiert, wenn der Auftritt nicht stattfinden kann? Hier legt ihr fest, dass der Veranstalter im Falle eurer Krankheit keine Ersatzansprüche geltend machen kann. Auch Unfälle, Autopannen oder Ähnliches solltet ihr nennen. In manchen Fällen sagen Veranstalter ein Konzert sehr kurzfristig ab, weil sie im Vorverkauf nicht genügend Tickets verkauft haben. Das können sie zwar tun. Allerdings solltet ihr auf diesen Fall vorbereitet sein. Legt also im Vorhinein einen Mindestbetrag für eure Gage fest. So habt ihr es schwarz auf weiß. 

 

Natürlich gibt es über diese 10 Punkte hinaus Dinge, die ihr mit einem Gastspielvertrag regeln könnt. Eure Unterbringung, das Aufzeichnen und Fotografieren während des Konzerts oder freitextliche Zusatzvereinbarungen. Ihr könnt so ziemlich alles verhandeln und festhalten – der Vertrag ist eine Vereinbarung.

 

Nutzt einen Gastspielvertrag als Muster und passt ihn individuell an

Es ist wirklich nervig, vertragliche Dinge zu klären. Wir verstehen, dass ihr euch damit nicht zu lange aufhalten wollt. Wir hoffen aber, dass wir mit unserem Überblick dazu beitragen können, dass ihr euch erstens nicht unter Wert verkauft und zweitens in gewissem Maße abgesichert seid.

Einen Gastspielvertrag erstmalig aufzusetzen ist gar nicht so schwer.

Im Internet findet ihr viele Beispiele. Wir empfehlen den Muster-Vertrag von StageAid, den ihr euch kostenlos herunterladen könnt. Natürlich lohnt es sich immer, bei anderen Bands nachzufragen, wie die das so machen. Ein bisschen Orga gehört eben dazu. Aber es ist ein beruhigendes Gefühl, wenn alle Unklarheiten beseitigt sind. Das Gute: Habt ihr einen Gastspielvertrag einmal aufgesetzt, könnt ihr ihn für jeden weiteren Veranstalter abwandeln. Viel Spaß bei all den Live-Auftritten, die da doch so kommen werden. 

Bildquelle Headergrafik: © komokvm - Adobe Stock

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